Work breakdown structure

Comment créer un WBS et pourquoi devriez-vous?

Nouveau dans le monde de la gestion de projet et tout le monde autour de vous semble parler une langue différente ou vous avez envie d’en apprendre un peu plus. Vous voyez de nouveaux acronymes utilisés de gauche et à droite, et vous ne trouvez pas le temps d’en apprendre plus avant qu’un nouveau ne soit utilisé avec désinvolture —QCD, PMBOK, ACWP, QFD, RBS, SOW, SWOT, FPIF et WBS.

Dites stop au déluge et commençons par le tout dernier « WBS » et prenez du temps pour les autres aussi. « Que signifie WBS ? » 

En gestion de projet, WBS (Work Breakdown Structure) signifie structure de répartition du travail. Il s’agit d’un outil fondamental qui vous aidera à planifier, gérer et évaluer des projets.

Qu’est-ce qu’un WBS ?

Le nom est plutôt explicite. Un WBS (structure de répartition du travail) commence par un grand projet ou objectif et le décompose en éléments plus petits et plus gérables que vous pouvez raisonnablement évaluer et attribuer aux équipes. Plutôt que de se concentrer sur des actions individuelles qui doivent être entreprises pour accomplir un projet, un WBS se concentre généralement sur des livrables ou des jalons concrets et mesurables. Ces livrables peuvent également être appelés lots de travaux, tâches, sous-tâches ou éléments terminaux. Pour vous donner un aperçu voici une illustration:

répartition du travail

Une structure de répartition du travail est un diagramme qui montre les liens entre les objectifs, les jalons mesurables et les livrables (également appelés lots de travaux ou tâches). La raison principale d’une structure de répartition du travail est de rendre un projet plus gérable et quantifiable en divisant le travail en tâches plus petites.

Pourquoi utiliser un WBS en gestion de projet ?

Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles la décomposition d’un projet est bénéfique. Cela vous aide à :

  • Estimer le coût d’un projet.
  • Déterminer un calendrier de projet et élaborer un calendrier.
  • Établir des dépendances.
  • Rédigez un énoncé des travaux (ou SOW, l’un des autres acronymes que nous aurons l’occasion d’aborder).
  • Attribuez des responsabilités et clarifiez les rôles.
  • Suivre l’avancement d’un projet.
  • Identifier le risque.

Tous ces avantages découlent essentiellement du fait de travailler avec des morceaux d’un projet que vous pouvez visualiser avec précision plutôt que d’essayer de digérer et d’interpréter une tâche mystérieuse et écrasante d’un seul coup.

Comment créer une structure de répartition du travail

  1. Enregistrez l’objectif global que vous essayez d’accomplir. Cet objectif peut aller de l’organisation d’un concert à la construction d’une maison.
  2. Divisez le projet global en morceaux de plus en plus petits, mais arrêtez-vous avant d’arriver au point d’énumérer toutes les actions qui doivent être entreprises. N’oubliez pas de vous concentrer sur des livrables concrets plutôt que sur des actions.
  3. Selon la nature de votre projet, commencez à diviser par phases de projet, livrables importants spécifiques ou sous-tâches.

Conseils pour créer une structure de répartition du travail

Lorsque vous créez une structure de répartition du travail, utilisez les règles suivantes pour obtenir les meilleurs résultats :

  1. La règle des 100 %Le travail représenté par votre WBS doit inclure 100 % du travail nécessaire pour atteindre l’objectif global sans inclure de travail étranger ou sans rapport. En outre, les tâches enfants à n’importe quel niveau doivent représenter tout le travail nécessaire pour terminer la tâche parent.
  2. Mutuellement exclusif. N’incluez pas une sous-tâche deux fois ou ne comptabilisez pas deux fois la quantité de travail. Cela violerait la règle des 100 % et entraînerait des erreurs de calcul lorsque vous essayez de déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien un projet.
  3. Des résultats, pas des actions. N’oubliez pas de vous concentrer sur les livrables et les résultats plutôt que sur les actions. Par exemple, si vous construisiez une installation solaire, un livrable pourrait être « Installer les panneaux solaires» tandis que les actions incluraient « Faire le câblage des différents champs solaires ».
  4. La règle des 8/80. Il existe plusieurs façons de décider si un lot de travaux est suffisamment petit sans être trop petit. Cette règle est l’une des suggestions les plus courantes : un lot de travaux ne doit pas prendre moins de huit heures d’effort, mais pas plus de 80. D’autres règles suggèrent ne pas dépasser plus de dix jours (ce qui équivaut à 80 heures si vous travaillez à temps plein. En d’autres termes, si vous faites un rapport sur votre travail tous les mois, un lot de travaux ne devrait pas prendre plus d’un mois. En cas de doute, appliquez la règle « si cela a du sens » et utilisez votre meilleur jugement.
  5. Trois niveaux. De manière générale, un WBS devrait inclure environ trois niveaux de détail. Certaines branches du WBS seront plus subdivisées que d’autres, mais si la plupart des branches ont environ trois niveaux, la portée de votre projet et le niveau de détail de votre WBS sont à peu près corrects.
  6. Faire des devoirs. Chaque module de travail doit être attribué à une équipe ou à un individu spécifique. Si vous avez bien fait votre WBS, il n’y aura pas de chevauchement de travail, donc les responsabilités seront claires.

Exemple de structure de répartition du travail

Alors que vous réfléchissez à la façon de créer une structure de répartition du travail, examinons un exemple. Il s’agit d’une structure de répartition des travaux pour la construction d’une maison.

répartition du travail construction maison

Remarquez comment les règles de construction d’un WBS sont appliquées dans cet exemple. Premièrement, le projet de construction de maison est subdivisé en trois grandes sections qui semblent logiques : fondation, extérieur, intérieur. Ces sections sont ensuite subdivisées en un ou deux niveaux supplémentaires pour un maximum de trois niveaux. L’effort nécessaire pour construire une maison a été réparti sur tous les lots de travaux pour un total de 100 % d’effort. Il n’y a pas de duplication de travail représenté dans ce diagramme. Pour enrichir encore ce schéma, il serait possible d’ajouter le budget de chaque lot de travaux et d’affecter une équipe.

Formats de structure de répartition du travail

Vous pouvez choisir parmi plusieurs options de format différentes lors de la création d’une structure de répartition du travail. L’exemple ci-dessus utilise un format arborescent, qui est l’option la plus visuelle. Il structure le WBS comme un organigramme et montre la hiérarchie des tâches en plus de fournir un espace pour des informations supplémentaires sur chaque lot de travaux.

Structure de contour

Un plan de texte est le format WBS le plus simple. Il est facile à assembler et montre la hiérarchie des tâches. Cependant, il est difficile d’ajouter des informations supplémentaires sur le budget, la durée et l’affectation en utilisant ce format.

                    Construire une maison

                         1 Fondation

                              1.1 Creuser

                                   1.1.1 Vous

                                   1.1.2 Niveau

                              1.2 Cadre

                              1.3 Béton

                                   1.3.1 Couler

                                   1.3.2 Laisser Durcir

                         2 Extérieur

                         3 Intérieur

Structure hiérarchique

Ce format est visuellement moins intuitif mais montre la hiérarchie des tâches. Parce qu’il s’agit d’un tableau, ce format s’intègre facilement sur une page.

EtapesCode WBSNom Element
11Fondations
21.1Excaver
31.1.1Creuser
31.1.2Niveler
21.2Cadrer
21.3Bêton
31.3.1Couler
31.3.2Laisser Durcir
12Exterieur
13Intérieur

Vue tabulaire

Une vue tabulaire est un moyen plus intuitif d’afficher la hiérarchie à l’aide d’un tableau.

Niveau 1Niveau 2Niveau 3
1.Fondation1.1 Excaver1.1.1 Creuser
1.1.2 Niveller
1.2 Cadrer 
1.3 Bêtonner1.3.1 Couler
1.3.2 Laisser durcir
2. Exterieur  
3. Intérieur  

Dictionnaire WBS

Qu’est-ce qu’un dictionnaire WBS ? Un dictionnaire WBS est formaté comme la structure hiérarchique, mais il comprend une brève description de chaque lot de travaux. Lors de la documentation d’un projet, un dictionnaire WBS est souvent inclus en plus d’une visualisation du WBS. Cela aide à clarifier la portée de chaque tâche afin que tous les membres de l’équipe comprennent leurs responsabilités.

Exemple Dictionnaire WBS

Le dictionnaire de la WBS est l’un des trois composants définissant le référentiel de portée du projet : 1) le cahier des charges, 2) la structure WBS et 3) le dictionnaire de la WBS. Sans le dictionnaire de la WBS, le référentiel est incomplet et ne permet pas de mesurer ou de suivre l’état de performance du projet.

Comment créer une structure de répartition du travail

De nombreux outils existent afin de créer un WBS parmi lesquels:

Ces outils proposent pour la plupart des versions gratuites et des interfaces faciles pour une prise en main.

répartition du travail Compte Asana
Exemple Interface d’Asana

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